Вероятно, одна из лучших функций Smartsheet - это создание отчетов по проектам. Разрешение менеджерам проектов работать с данными из разных листов в едином представлении может реально сэкономить время. Однако этот процесс может показаться сложным для тех, кто никогда не составлял отчеты или только начинал использовать Smartsheet. Если вы принадлежите к одной из двух категорий, вы попали в нужное место.
В этом пошаговом руководстве мы расскажем вам все, что вам нужно знать о создании отчета в Smartsheet. Вы узнаете, что такое разные типы отчетов и как их настроить.
Как создать отчет в Smartsheet на ПК?
Каждый успешный руководитель проекта должен уметь эффективно выполнять несколько задач одновременно. Не отставать от текущих задач, еженедельных продаж или других проектов может быть сложно без своевременных отчетов по каждому из этих мероприятий. Отчеты особенно полезны для ответов на основные вопросы бизнеса, а также для управления и отслеживания рабочего процесса.
Вы можете редактировать, суммировать или сортировать все данные в отчете. После того, как вы успешно создали его, вы можете отправить, поделиться или опубликовать его своим коллегам или заинтересованным лицам.
В браузере Smartsheet для настольных ПК можно создать два основных типа отчетов: сводные отчеты по строкам и таблицам.
В отчетах о строках мгновенно накапливаются данные о строках с разных листов. Благодаря этим отчетам вы можете получить обзор всех незавершенных задач, непринятых платежей или любую другую информацию, сложенную по строкам.
В отчете «Сводка листа» отображается сводная информация о полях на разных листах. Это отличный инструмент для получения подробного обзора различных проектов.
Вы можете создавать строковые и сводные отчеты в построителе отчетов в приложении браузера Smartsheet для настольных ПК. Этот процесс состоит из нескольких этапов, но они будут несложными для тех, кто внимательно следит за приведенными ниже инструкциями:
Отчет по строкам
Шаг 1. Создание отчета по строкам
- Войдите в свою учетную запись браузера Smartsheet на рабочем столе.
- Перейдите к значку меню в верхнем левом углу окна.
- Щелкните значок плюса, чтобы войти в Центр решений.
- Нажмите «Создать» на левой боковой панели.
- Выберите «Отчет» из отображаемых вариантов.
- Появится окно с предложением назвать отчет и выбрать тип отчета.
- Выберите «Отчет по строкам» и нажмите «ОК».
Теперь вам нужно настроить отчет, чтобы его можно было использовать.
Шаг 2. Настройка отчета по строкам
Используйте вкладки на верхней панели инструментов для настройки отчета по строкам. Вы можете настроить следующие параметры: исходные таблицы, столбцы для отображения, критерии фильтрации, группировка, суммирование, сортировка. Например, на вкладке «Критерии фильтрации» вы можете выбрать условия, которые будут отображаться в вашем отчете. Вы можете фильтровать по комментариям, отделу, описанию, назначению и многому другому.
Шаг 3. Сортировка результатов отчета по строкам
Важной частью создания строкового отчета является сортировка результатов по полям:
- Щелкните раздел «Сортировка» в меню панели инструментов.
- Выберите поле для сортировки отчета.
- Выберите «Сортировать по убыванию» или «Сортировка по возрастанию» в зависимости от того, как вы хотите отсортировать результаты.
Если вы хотите добавить дополнительные критерии сортировки, нажмите на опцию «Сортировать по другому столбцу». Вы можете отсортировать результаты отчета не более чем по трем полям.
Как создать отчет в приложении Smartsheet для iPhone?
Приложение Smartsheet для iPhone позволяет просматривать и редактировать информацию во всех доступных таблицах и отчетах. Это может быть настоящей палочкой-выручалочкой, когда вы выходите без компьютера и получаете импровизированную задачу настройки данных, которую нужно выполнить немедленно.
Однако мобильное приложение Smartsheet не позволяет пользователям создавать новые отчеты. В соответствии с рекомендациями на их веб-сайте вам лучше всего использовать приложение с предварительно настроенными отчетами или таблицами. Вы должны использовать настольную версию для настройки отчетов или автоматизации построения, применения формул и других административных изменений. Если вы администратор или владелец таблицы, вы можете вносить изменения в столбцы на телефоне.
Как создать отчет в приложении Smartsheet для Android?
Доступ к отчетам Smartsheet на вашем устройстве Android может быть на удивление удобным, особенно когда ваш компьютер находится вне досягаемости. К сожалению, приложение Smartsheet для Android по-прежнему не поддерживает создание новых отчетов.
Вы можете в любое время получить доступ ко всем отчетам в своем рабочем пространстве с помощью устройства Android. Вы также можете редактировать столбцы, если вы являетесь владельцем или администратором отчета. Создавать новые отчеты, таблицы или работать с любыми административными изменениями лучше всего в настольной версии Smartsheet.
Как создать сводный отчет в Smartsheet?
Создание сводного отчета позволяет командам собирать определенные сводные поля с разных листов в одном месте. Это позволяет каждому находить важную информацию и данные на уровне портфолио. Затем вы можете легко объединять данные в группы, обобщать информацию, применяя функции, и многое другое.
Вот что вам следует знать перед созданием сводного отчета в Smartsheet:
- Поля сводки на всех листах, которые вы планируете включить, должны быть названы одинаково. Приложение исключит информацию для конкретного резюме, если есть хотя бы малейшие различия в пробелах или написании.
- Используйте одинаковые типы полей для всех сводок, в которых накапливаются одни и те же данные. Вы хотите, чтобы все столбцы имели денежный формат, например, если вы собираете информацию о деньгах. Это поможет избежать дублирования столбцов отчета. Если бы одни поля были просто числами, а другие - валютами, вы бы получили два столбца - по одному для каждого типа поля.
Вот как создать сводный отчет в Smartsheet:
- Запустите приложение Smartsheet в браузере настольного компьютера.
- Перейдите к строке меню в правом верхнем углу. Это меню с тремя горизонтальными линиями.
- Выберите «Центр решений», отмеченный знаком плюса.
- Щелкните по кнопке «Отчет».
- Вы увидите запрос с просьбой назвать отчет и выбрать тип отчета.
- Выберите опцию «Сводный отчет по таблице».
- Нажмите «ОК».
- (Необязательно, можно сделать позже) В разделе «Исходные листы» выберите исходные листы, поля сводки которых вы хотите включить.
- (Необязательно, можно сделать позже) В разделе «Поля для отображения» укажите столбцы для отображения. Это сводные поля, которые вы хотите добавить.
Вы можете добавить сводный отчет таблицы прямо на панель управления с помощью виджета отчета. Вы также можете визуализировать данные отчета в виде диаграмм или графиков и упростить доступ к информации вашим коллегам.
Чтобы создать представление портфолио для всех включенных данных, вам необходимо определить, какую информацию использовать в сводном отчете. Вы можете сделать это, перейдя в настройки панели инструментов:
- Исходные листы: укажите, какие листы и сводные данные включать в отчет.
- Столбцы для отображения: выберите поле сводки для включения в отчет.
- Критерии фильтрации: установите параметры для информации, отображаемой в отчете.
- Группировать: упорядочивайте строки, группируя похожие данные в логические классификации.
- Подведение итогов: извлечение основной информации из отчета.
- Сортировка: выберите способ сортировки сводных данных отчета.
Чтобы применить все эти изменения, нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу окна приложения. После этого вы сможете увидеть всю информацию, соответствующую критериям, выбранным выше.
Как создать отчет о состоянии в Smartsheet?
Отчеты о состоянии помогают обобщить общий прогресс проекта, и их основная цель - держать всех в курсе текущих изменений и потенциальных рисков или препятствий. К счастью, в Smartsheet есть множество бесплатных шаблонов, которые можно использовать для создания подробного отчета о состоянии. Вы можете найти их на этой странице.
Вы также можете создать свой собственный отчет о состоянии и смотреть только на шаблоны в поисках вдохновения. Вот некоторые из основных разделов, которые вы должны включить в свой отчет о состоянии:
- Название проекта. Здесь вы пишете название проекта. Название должно быть достаточно ясным для всех заинтересованных сторон, которые могут ознакомиться с отчетом о статусе.
- Руководитель проекта. Имя лица, ответственного за проект.
- Срок реализации проекта. Период времени, который охватывает проект.
- Дата завершения. Здесь вы должны указать срок сдачи проекта. Если точной даты платежа нет, можно указать примерную.
- Бюджет. Каков статус бюджета вашего проекта? Здесь вы входите, независимо от того, попадает ли он в цель или нет.
- Расписание. Здесь вы записываете статус вашего графика проекта. Есть ли какие-то препятствия или пока все идет по плану?
- Качественный. Здесь вы можете указать, является ли проект успешным или склонным к риску.
- Сфера. Запишите объем проекта и укажите, был ли первоначальный слишком большим или маленьким.
- Риски. Напишите обо всех рисках, с которыми столкнулся ваш проект. Каков их статус сейчас?
- Препятствия. Упомяните о любых других препятствиях, которые могут помешать вашему проекту.
Этих разделов будет более чем достаточно, чтобы создать четкий отчет, в котором прослеживаются все этапы успеха проекта.
Создание отчета в Smartsheet
Создание отчетов для отслеживания хода выполнения проекта имеет важное значение для обеспечения подробного, компактного и экономящего время рабочего процесса. Объединив данные с нескольких листов в одно представление портфолио, вы можете легко поделиться ключевой информацией с заинтересованными сторонами. С Smartsheet вы можете это сделать. Надеюсь, после прочтения нашего руководства вы сможете самостоятельно создавать отчеты в Smartsheet.
Какой тип отчета вы считаете особенно полезным для управления проектами? Поделитесь своими мыслями и опытом в разделе комментариев ниже.
