Изображение 1 из 9
Когда дело доходит до публикации обычных документов, редко нужно выходить за рамки вкладки "Главная страница" Word. Но в интерфейсе есть множество дополнительных инструментов, которые ждут своего открытия. Эти функции на самом деле не являются «секретными», но многие пользователи никогда их не находят - и они могут сэкономить вам много времени и усилий.
Ниже мы перечисляем наши 20 основных функций Word, на которые легко не обращать внимания. Многие из них были в Word в течение десяти или более лет и их можно найти в меню Word XP и Word 2003, но мы сосредоточимся на ленточном интерфейсе из Word 2007 и более поздних версий, который, в конце концов, был изобретен, чтобы помочь пользователи находят в программе более эзотерические функции.
1. Выберите подобное форматирование.
В идеальном мире каждому элементу в вашем документе был бы назначен стиль. Но если вы полагались на локальное форматирование, все равно легко внести глобальные изменения. В разделе «Редактирование» в правом углу вкладки «Главная» есть удобная опция «Выбрать весь текст с аналогичным форматированием». Это позволяет вам легко выделить все ваши специальные заголовки, подписи и т. Д. Сразу и настроить их внешний вид одним махом - или применить стиль для упрощения управления в будущем.
2. Панель буфера обмена
Панель буфера обмена предлагает удобный способ хранить в буфере обмена более одного элемента одновременно. Щелкните крошечный всплывающий значок в разделе «Буфер обмена» на вкладке «Главная», чтобы открыть его. Запоминаются до 24 недавних операций вырезания и копирования, и вы можете щелкнуть любую из них, чтобы вставить ее в точку вставки. Выпадающее меню «Параметры» внизу позволяет вам контролировать, когда появляется панель «Буфер обмена»; один из вариантов - сделать так, чтобы он появлялся при двойном нажатии Ctrl + C.
3. Перевести
Обзор Word | Функция перевода отправляет текст вашего документа на веб-страницу Microsoft Translator и отображает перевод в окне браузера. В Word 2010 и 2013 вы также можете активировать Review | Перевести | Мини-переводчик, который отображает всплывающую подсказку при наведении курсора на выделенный фрагмент текста; наведите на него указатель, чтобы увидеть всплывающий перевод на выбранный вами язык. Есть десятки языков на выбор: просмотрите их, выбрав «Выбрать язык перевода» в раскрывающемся списке «Перевести».
4. Кернинг
Профессиональное программное обеспечение для настольных издательских систем поддерживает кернинг - выборочную настройку расстояния между символами, чтобы сделать текст более эстетичным. Word не делает этого по умолчанию, но его можно включить, щелкнув всплывающий значок в разделе «Шрифт» на вкладке «Главная» и установив флажок «Кернинг для шрифтов»; введите минимальный размер точки в поле справа. Однако если вы используете кернинг для крошечных шрифтов, буквы могут слиться вместе, что снижает удобочитаемость.
Для облегчения доступа используйте сочетание клавиш CTRL + D или CMD + D на Mac. Этот ярлык приведет вас прямо к экрану шрифтов независимо от того, какую версию вы используете. Те, кто использует Word 2007 или более раннюю версию, должны будут проверить параметр «Межсимвольный интервал». Если вы используете более позднюю версию, выберите вкладку «Дополнительно» в верхней части всплывающего окна, как показано выше.
5. Вставить диаграмму
Если вы хотите включить в документ диаграмму Excel, вам не нужно выходить из Word. Выбор Вставить | Диаграмма в Word откроет миниатюрное представление Excel, в котором вы можете редактировать или импортировать свои данные. Просто закройте окно Excel, как только вы закончите - оно будет представлено в виде диаграммы в Word. Вкладки «Работа с диаграммами» в верхней части окна Word дают вам полный контроль над дизайном и внешним видом диаграммы, поэтому нет необходимости запускать Excel вручную.
6. SmartArt
SmartArt помогает проиллюстрировать процессы и отношения с помощью почти 200 предварительно разработанных макетов для пирамидальных организаций, циклов, иерархий, матриц и многого другого. Чтобы использовать его в Word, просто нажмите «Вставить» | SmartArt и выберите шаблон. Затем введите свои метки в появившуюся плавающую панель и перетащите маркеры, чтобы изменить размер SmartArt. Если вы хотите, чтобы он плавал над вашим документом, вы можете легко добиться этого, создав текстовое поле (через Insert | Text Box) и поместив в него свой SmartArt.
7. Вставить снимок экрана
Если вы пишете учебное пособие или вам просто нужен простой способ включить в документ изображение из другой программы, вы можете захватить область рабочего стола Windows, выбрав Вставить | Скриншот; раскрывающееся меню позволяет напрямую импортировать любое открытое окно как изображение. Кроме того, вы можете выбрать параметр «Вырезание экрана», чтобы перетащить прямоугольник с помощью мыши и захватить настраиваемую область экрана.
8. Вставьте быстрые детали.
Компаниям часто требуется создавать письма и документы, содержащие стандартные элементы или абзацы, например адрес. В этом может помочь функция Word AutoText. Выделите отрывок текста, затем выберите Вставить | Быстрые запчасти | Автотекст | Сохранить выделение в галерее автотекста. Теперь вы можете повторно вставить этот текст в любой документ, выбрав его в меню «Вставка | Быстрые запчасти | Меню автотекста. Вы также можете настроить быстрые части для таких элементов, как название вашей компании и адрес электронной почты, а в Building Blocks Organizer вы также можете настроить шаблоны и объекты быстрого доступа.
Имейте в виду, что на момент написания эта опция недоступна для пользователей Mac.
9. Расстановка переносов
Если нечетное слово будет пересекать две строки, это может улучшить внешний вид вашего документа. Это может предохранить ваше правое поле от слишком рваного или, в полностью выровненном тексте, может предотвратить появление больших «островков» белого пространства между каждым словом. Word может автоматически переносить слова по мере необходимости, но эта функция по умолчанию отключена: чтобы включить ее, перейдите на вкладку «Макет страницы» и выберите «Переносы | Автомат.
10. Номера строк
Если вы имеете в виду кодекс, юридические документы или даже стихи, вы можете пронумеровать свои строки для удобства. Инструмент пронумерованного списка Word применяет настройки отступа, которые могут не совпадать с вашими: выберите «Макет страницы» | Вместо этого номера строк, и Word применит аккуратную нумерацию на полях документа. По умолчанию нумерация строк применяется ко всему документу, но вы можете пропустить выделенный текст, выбрав «Номера строк | «Скрыть для текущего абзаца».
11. Цифровые подписи
Не всегда очевидно, является ли цифровой документ подлинным оригиналом. Чтобы подписать документ личным ключом шифрования, перейдите на вкладку «Файл» (или на шар в Word 2007), выберите «Защитить документ» и выберите «Добавить цифровую подпись»; вам будет предложено сохранить документ перед добавлением вашей подписи. Подпись будет автоматически признана недействительной, если документ будет изменен, поэтому ее наличие является гарантией подлинности. Если вы хотите пригласить кого-то еще подписать документ, перейдите на вкладку «Вставка» и в разделе «Текст» выберите «Строка подписи».
12. Водяной знак
Когда вы рассылаете черновик документа или делитесь чем-то личным с коллегой по работе, полезно иметь возможность поставить на страницу водяной знак, чтобы вы могли сразу увидеть, что это за документ. В раскрывающемся списке «Водяной знак» на вкладке «Макет страницы» можно в два клика добавить большой серый водяной знак с надписью «ЧЕРНОВИК», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «СРОЧНО». Выберите «Пользовательский водяной знак», чтобы разместить собственный текст или изображение.
Пользователям Mac нужно будет использовать вкладку «Вставка» в верхней части экрана компьютера, чтобы получить доступ к параметру «Водяной знак».
13. Цитаты
Для академических работ Word также может помочь вам управлять цитированием. На вкладке «Ссылки» вы найдете кнопку для управления источниками; здесь вы можете ввести сведения о каждой работе, на которую вы ссылаетесь, а затем вставить ссылки на них, щелкнув раскрывающееся меню «Вставить цитату». Вы можете выбрать формат цитирования из 14 признанных стилей, включая стандарты APA и MLA, а в конце вы можете сгенерировать библиографию одним щелчком мыши.
14. Макросы
Интерфейс сценариев Office, мягко говоря, сложен, но если вы хотите автоматизировать простую, повторяющуюся задачу, вам не нужно вводить строку кода. На вкладке «Просмотр» щелкните раскрывающееся меню «Макросы» и выберите «Записать макрос». В открывшемся диалоговом окне выберите кнопку или сочетание клавиш (не забудьте нажать «Назначить», чтобы подтвердить свой выбор); затем выполните задачу, которую хотите автоматизировать. Когда вы закончите, вернитесь к раскрывающемуся списку и выберите Остановить запись. Теперь нажатие выбранной вами кнопки или комбинации клавиш в любой момент повторит записанные вами операции.
15. Общий вид
Если вы используете Word для большого проекта, такого как диссертация в колледже или роман, может быть полезно разделить документ на разделы и подразделы. Перейти к просмотру | Структура для доступа к иерархическому отображению, которое позволяет размечать заголовки и сворачивать основной текст под ними; это дает вам четкий обзор вашего документа, который можно легко реорганизовать, перемещая разделы. Вы также можете собрать несколько документов в один главный проект: нажмите «Показать документ» в разделе «Главный документ» на вкладке «Структура», чтобы импортировать или создать вложенные документы.
16. Цвет страницы
Если вы хотите, чтобы ваш документ выделялся, вы можете использовать Макет страницы | Раскрывающийся список «Цвет страницы» для применения размытия фона; выберите «Эффекты заливки», и вы сможете добавлять узоры и текстуры. Заливки и узоры автоматически применяются ко всем страницам вашего документа. Кроме того, хотя вы можете видеть их на экране, они не напечатаны, поэтому не будут мешать читаемости ваших бумажных копий.
Некоторые пользователи могут найти выбор цвета страницы на вкладке «Дизайн» в зависимости от версии Microsoft Word и системы, которую вы используете.
17. Вставить указатель
Третья полезная функция для более длинных работ - это возможность автоматически создавать индекс. Чтобы использовать эту функцию, вы должны сначала отметить свои ссылки в тексте, выбрав соответствующее слово или фразу, а затем щелкнув Ссылки | Вставить указатель. Когда вы разметили все заглавные слова, нажмите «Вставить указатель», чтобы создать указатель. Он будет содержать ссылки на отмеченные вами экземпляры и самообновляющиеся ссылки на номера страниц, на которых они появляются.
18. Объединяйте и сравнивайте документы.
Word может автоматически сравнивать или объединять два документа: вы найдете инструмент в разделе «Обзор | Сравнивать. Если вы предпочитаете выполнять работу самостоятельно, щелкните Просмотр | Просмотр бок о бок; это автоматически разместит ваши документы рядом друг с другом с одинаковыми коэффициентами масштабирования, так что вы можете легко просматривать между ними. Если вы нажмете кнопку синхронной прокрутки, они даже будут прокручиваться вверх и вниз с синхронизацией, когда вы перемещаете курсор или перетаскиваете полосу прокрутки.
19. Инспектор документов
Офицеры по связям с общественностью и государственные служащие в прошлом попадали в тупик из-за распространения документов с конфиденциальной информацией, встроенной в их метаданные или которую можно восстановить с помощью функции отслеживания изменений Word. Не делайте ту же ошибку: в разделе «Информация» на вкладке «Файл» (или в сфере в Office 2007) вы найдете набор параметров в раскрывающемся списке «Подготовка к совместному использованию», которые позволяют проверить скрытую информацию (и подтвердите совместимость с другими редакциями Word).
20. Настройте ленту.
Ленточный интерфейс был разработан, чтобы быть более стабильным, чем интерфейс Office 2003 с широкими возможностями настройки. Однако, если вы выберете File | Опции | Настройте ленту, вы можете добавлять к ней новые функции и удалять те, которые вам не нужны. Вы можете добавлять функции, которые обычно не отображаются вообще - есть полезный выбор «Команды не на ленте» - и даже создавать свои собственные вкладки. Если это слишком сложно, вы можете настроить панель быстрого доступа, которая появляется в верхней части экрана, с помощью крошечной стрелки раскрывающегося списка в правом конце.
