Таблицы - отличный способ для компьютерных фанатов систематизировать, отображать и анализировать информацию, но для «всех нас» они иногда могут немного сбивать с толку. Сводные таблицы - исключительно мощный инструмент электронных таблиц для представления данных, но они могут сбивать с толку начинающих пользователей, особенно если учесть, что интерфейсы для создания таблиц в значительной степени предполагают, что вы уже знаете все, что нужно о них знать. Если, как и я, это не относится к вам, то, надеюсь, вы найдете эту статью информативной и полезной. Я представлю базовое руководство по созданию, редактированию и обновлению сводных таблиц в Google Таблицах.
Во-первых, давайте поговорим о том, что такое сводная таблица. Сводная таблица суммирует данные из другой таблицы, выполняя какие-либо манипуляции с исходными данными (например, суммирование, подсчет или усреднение), а затем группирует обобщенные данные удобным способом. Это определение, вероятно, не очень помогло, если вы еще не знаете, как все это работает. Я написал это и все еще запутался. Вместо того, чтобы пытаться определить его, давайте создадим таблицу данных, а затем построим на ее основе сводную таблицу, чтобы мы могли более четко понять, как работает эта концепция.
Допустим, у нас есть офис по недвижимости, и в прошлом году мы продали несколько домов в нескольких разных районах. Итак, мы хотели бы создать таблицу, в которой указано, за сколько денег продан каждый дом. Вот наша таблица (очевидно, это всего лишь сокращенная версия, поскольку в реальной таблице будет намного больше данных, но давайте будем простыми):
Мы хотели бы воспользоваться этой информацией и выяснить, в каких районах самые высокие средние цены продажи. Мы могли бы сделать это вручную, и это было бы легко для этого маленького столика, но представьте, если бы у нас были сотни продаж, на которые можно было бы посмотреть. Итак, как нам легко превратить эту информацию о продажах в полезную сводную таблицу, которая покажет нам среднюю продажную цену по районам?
Создавайте сводные таблицы в Google Таблицах
- Выберите все данные (включая заголовки), выбрав ячейку в правом нижнем углу и нажав Ctrl + A.
- Выберите в меню Данные, а затем Сводные таблицы.
- Google Sheets создаст новый лист с пустой сеткой.
- В правом меню выберите, какие строки, столбцы, значения и фильтры использовать. Обратите внимание, что Таблицы предлагают нам готовую таблицу; на самом деле, это именно то, что мы хотим! Выберите «Средняя продажная цена для каждого района».
И вот оно!
Google Таблицы теперь будут отображать соответствующие данные в сводной таблице. Вы можете выбрать любой набор данных, который вам нравится, и создать результаты в виде общих итогов. Вы можете сравнивать экземпляры, значения, количество отображаемых значений, суммы и многое другое, выбрав тип отчета на правой панели. Просто щелкните внутри сводной таблицы, чтобы открыть панель отчетов, поиграйте со значениями там, и вы увидите все различные способы настройки таблиц. Мы можем легко сделать так, чтобы эта таблица показывала нам минимальную или максимальную продажную цену в районе, или сколько домов было продано в каждом районе, или любой из ряда других способов визуализации данных.
Что, если мы хотим изменить нашу сводную таблицу?
Редактировать сводные таблицы в Google Документах
Вы можете редактировать сводную таблицу так же, как любую другую электронную таблицу. Вам просто нужно отредактировать данные, используемые в конкретном поле, чтобы они отразились в таблице.
- Откройте Google Sheet с данными, которые используются в сводной таблице.
- Отредактируйте данные, которые вам нужно изменить по мере необходимости.
- Сводная таблица обновится автоматически.
Важно не изменять данные в самой сводной таблице, так как это приведет к повреждению таблицы, и вам придется начинать весь процесс заново. Вам нужно только изменить данные внутри листа, используемого таблицей. Стол сам о себе позаботится.
Обновите сводную таблицу в Google Таблицах
Обычно вам не нужно вручную обновлять сводную таблицу в Google Таблицах. Когда вы обновляете данные, извлекаемые таблицей, сводная таблица должна обновляться динамически. Для обновления таблицы никаких действий пользователя не требуется.
Бывают случаи, когда это происходит неправильно, обычно это происходит из-за того, что у вас работает фильтр для таблицы.
- Откройте Google Sheet со сводной таблицей.
- Выберите заголовок столбца, чтобы справа появилось меню редактора отчетов.
- Проверьте поле фильтра для каждого столбца, чтобы убедиться, что его нет. Вы должны увидеть «Добавить поле» под заголовком «Фильтр», если фильтры не работают.
Если есть фильтры, выберите маленький серый значок «X» в правой части окна, чтобы удалить их. Вы всегда можете вернуть их, если вам нужно.
Добавить диаграмму в сводную таблицу в Google Таблицах
Помимо сопоставления данных в сводной таблице для удобного отображения данных, вы также можете использовать диаграммы в качестве графической демонстрации ваших результатов. Вот как интегрировать диаграмму в сводную таблицу.
- Откройте Google Sheet со сводной таблицей.
- Выберите все столбцы, которые хотите включить в диаграмму.
- Выберите Вставить и диаграмму.
- Выберите тип диаграммы и отредактируйте цвета, легенду и все аспекты, которые вам нужно изменить.
Диаграмма появляется сразу же и, как и таблица, будет динамически обновляться по мере изменения основных данных. Теперь у вас есть не только крутая сводная таблица, чтобы произвести впечатление на вашего босса, но и несколько симпатичных диаграмм! И теперь все ваши коллеги будут спрашивать вас, как вы это сделали и можете ли вы сделать это за них, так что, может быть, держите мухобойку под рукой.
Хотите поделиться другими советами по сводным таблицам? Расскажите нам о них ниже, если вы это сделаете.
